Tienda online: widget, correo y facturas por correo

Para quién: cualquier negocio que reciba facturas de proveedores por correo y quiera dejar de copiarlas a mano a una hoja de cálculo — el ejemplo de esta página es una tienda online, para dejar claro que Aymar Agents no es solo para inmobiliarias: el mecanismo es el mismo para cualquier rubro.

Qué ve el cliente final

El widget de tu tienda responde preguntas de catálogo, envíos y devoluciones con el aviso de IA de siempre — nada distinto de cualquier otro canal. El flujo de facturas es puramente interno: tus proveedores solo ven que su correo con la factura adjunta llegó a tu buzón, como siempre; nunca reciben ningún mensaje ni saben que hay un flujo procesándola.

Pasos en el producto

1. Instala el widget en tu tienda. Tu cuenta ya nace con un widget web; copia su snippet desde Canales → Widget Web y pégalo en tu tienda online. Ver Widget web.

   

   El mismo snippet vale para cualquier web — una tienda online, una landing, o el sitio de una agencia.

2. Conecta un canal de correo para tu buzón de facturación. En Canales, añade un canal de tipo Email, ponle un nombre claro (por ejemplo «Facturas proveedores») y rellena el formulario de conexión — servidor IMAP de entrada y SMTP de salida, usuario y contraseña.

   

   El mismo formulario sirve tanto para un buzón de atención al cliente como para uno solo de facturación — solo cambia el nombre que le pones.

3. Crea una conexión con nombre de «Correo (lectura)», apuntando a ese mismo buzón, con el ámbito «Solo para este flujo» — así ningún otro flujo ni el asistente general pueden leer tus facturas. Y conecta Google Sheets + Drive (o Excel + OneDrive) con al menos un recurso de escritura registrado — ahí es donde se van a guardar los datos extraídos. Ver Conexiones con nombre.

4. Crea el flujo desde la plantilla «Facturas por correo». En Flujos, pulsa «Nuevo flujo» → «Desde plantilla» y elige tu variante — Google (Sheets + Drive) o Microsoft (Excel + OneDrive). Ponle nombre y elige el agente que lo ejecuta.

5. La plantilla ya viene conectada de punta a punta: por cada correo nuevo, lee el mensaje, descarga el adjunto y extrae emisor, número, fecha e importe del PDF con IA; valida esos datos de forma determinista (sin IA) — importe válido, fecha real y no futura; si todo cuadra y la confianza es alta, guarda la fila en tu hoja y sube el PDF a tu carpeta automáticamente; si algo no cuadra o la confianza es baja, el elemento queda esperando tu aprobación con el adjunto a la vista antes de guardar nada — nunca completas tú los datos a mano, solo revisas y confirmas cuando el sistema lo pide.

6. Revisa la cola de aprobaciones en Trabajos cuando algo necesite tu confirmación — ver el aviso honesto más abajo.

Qué configurar

• Widget web: al menos una instancia, con el snippet pegado en tu tienda.
• Canal de correo: el buzón donde recibes las facturas de tus proveedores.
• Conexión con nombre «Correo (lectura)», ámbito «Solo para este flujo», apuntando a ese buzón.
• Google Sheets + Drive o Excel + OneDrive, con al menos un recurso de escritura registrado.

Límites y honestidad

• Recomendación — empieza con un buzón de pruebas o una carpeta acotada. La plantilla está probada de extremo a extremo contra un buzón real: un mensaje real genera un elemento real que se lee, se extrae, se valida, se guarda (o queda esperando tu aprobación) y se marca como procesado. Aun así, antes de dejarla funcionando sola sobre tu buzón de producción, actívala primero contra un buzón de pruebas o una carpeta/etiqueta acotada y revisa los primeros trabajos en Trabajos — la primera puesta en marcha con tu buzón real de producción se hace acompañada, no porque falte nada por cerrar.
• El identificador fiscal del proveedor (NIF/CIF/VAT) todavía no se valida de verdad: la IA lo extrae, pero el catálogo de piezas actual no lo encadena a la validación — el resto de comprobaciones (importe, fechas) sí son reales.
• Un correo sin adjunto se excluye de «correos nuevos» — nunca genera una fila vacía.
• Un adjunto ilegible (un PDF sin texto, por ejemplo) falla la extracción ANTES de llamar a la IA — el elemento queda esperando aprobación con el adjunto a la vista.
• Si la hoja o la carpeta se quedan inaccesibles, la tarea pasa a «Fallida» con el motivo exacto en su historial — nunca un reintento silencioso.
• Ejecutado dos veces el mismo día, no duplica nada: cada correo se identifica por su propio identificador de mensaje y, una vez marcado «procesado», no se vuelve a leer.

Ver también

• Widget web — el snippet completo y su personalización.
• Canal de correo — conectar y probar un buzón de correo.
• Qué es una conexión con nombre — ámbitos y acciones permitidas.
• Trabajos y flujos — la pantalla Trabajos y sus estados.