Procedura completa: il modello «Fatture via email»

Requisiti: ruolo Admin o Editor; una connessione «Email (lettura)» alla casella di fatturazione (sezione 4), una connessione di estrazione fatture (identificativo che ti fornisce il supporto se non lo vedi nel tuo pannello) e, per salvare i dati, Google Sheets + Drive oppure Excel + OneDrive collegati con almeno una risorsa con permesso di scrittura registrata (sezione 3) — oltre al foglio/libro e alla cartella di destinazione già creati: il modello non crea mai il documento per te, scrive solo in uno già esistente.

Ci sono due varianti del modello: Google (foglio di calcolo Sheets + cartella Drive) e Microsoft (cartella di lavoro Excel + cartella OneDrive). Internamente, entrambe usano il passo «Ripeti per ogni elemento» (Manuale 55, sezione 3.7) per elaborare ogni email separatamente — è lo stesso pezzo usato da qualsiasi altro flusso con ripetizione, applicato a questo caso specifico.

1. In Flussi, premi «Nuovo flusso» → «Da modello» e scegli la tua variante (Google o Microsoft).
2. Dagli un nome, scegli l’agente che lo esegue e compila gli identificativi di connessione e di destinazione che ti vengono richiesti (sezione 2 di questa stessa procedura, più sotto).
3. Premi «Crea flusso».

5.1 Come ottenere gli identificativi richiesti dal modulo

Sono tutti testi che copi da una schermata o da un URL, non serve mai «programmare» nulla:

• Identificativi di connessione (email, Sheets/Excel, Drive/OneDrive, estrazione fatture): in Integrazioni, apri la connessione e copia il suo identificativo — un codice lungo tipo a1b2c3d4-…. Quello della connessione di «estrazione fatture» è di solito unico e per uso interno; chiedilo al supporto se non lo vedi nel tuo pannello.
• ID del foglio di calcolo Google: aprilo nel browser — è il pezzo lungo dell’URL tra /d/ e /edit.
• ID della cartella Google Drive: aprila nel browser — è il pezzo dopo /folders/ nell’URL.
• Nome della scheda (Sheets) o del foglio (Excel): il nome della scheda dove vuoi che vengano aggiunte le righe — puoi lasciare quello predefinito del modello («Fatture») se il tuo documento ha una scheda con quel nome, oppure scrivere il tuo.
• ID del libro Excel e dell’unità/cartella OneDrive: se non sai come ottenerli dall’URL di OneDrive, chiedili al supporto o consulta la documentazione di Microsoft Graph — oggi non esiste un assistente visivo per copiarli con un clic.

5.2 Cosa fa il flusso, passo per passo

1. Cerca nuove fatture: ogni avvio programmato (2 volte al giorno, per impostazione predefinita — regolabile come qualsiasi flusso) controlla la casella cercando messaggi nuovi.
2. Ripeti per ogni email (Manuale 55, sezione 3.7) — al suo interno, per ogni messaggio:
3. Legge il messaggio completo e scarica il suo primo allegato.
4. Estrae i dati della fattura (fornitore, numero, data, importo, valuta) con un modello di IA sul solo testo dell’allegato, mai l’email completa.
5. Convalida quei dati in modo deterministico (senza IA): formato della data, importo positivo, data non eccessivamente futura — il LLM non decide mai da solo se una fattura è valida.
6. Salva la riga nel tuo foglio/Excel, carica il PDF nella tua cartella e segna l’email come elaborata — automaticamente se tutto torna e la confidenza è alta, oppure in attesa della tua approvazione (Manuale 55, sezione 2.6) se la validazione fallisce o la confidenza è bassa, con il PDF in vista perché tu lo riveda prima che venga salvato.
7. Avviso di fallimento: se la lettura di un messaggio specifico fallisce (casella non raggiungibile, allegato illeggibile…), viene registrato un avviso interno — non ritenta mai in un ciclo silenzioso quello stesso messaggio senza che nessuno se ne accorga (Manuale 55, sezione 3.9).

Nota — Può chiederti di approvare più di una volta per la stessa email

Il passo finale salva la riga, carica il PDF e segna l’email come elaborata in un unico blocco di 3 azioni — quindi, se quell’email richiede la tua approvazione, è normale che te la chieda una volta per ogni azione rimanente. Continua ad approvare finché l’elemento non passa a «Fatto»: non è un errore né un’approvazione duplicata (Manuale 55, sezione 2.6).

Eseguito due volte lo stesso giorno, non duplica nulla: ogni email è identificata dal suo identificativo di messaggio, e una volta segnata come «elaborata» non viene più letta — nemmeno se te la inoltrano con lo stesso allegato.

Raccomandazione: inizia con una casella di prova o una cartella circoscritta

Il modello è testato end-to-end contro una casella reale: un messaggio reale con il suo allegato genera un elemento reale, viene letto, estratto, convalidato, salvato (o resta in attesa della tua approvazione) e l’email viene segnata come elaborata — l’intero meccanismo funziona davvero, non solo su dati simulati. Ciononostante, prima di lasciarlo funzionare da solo sulla tua casella di fatturazione di produzione, ti consigliamo di attivarlo prima contro una casella di prova (o una cartella/etichetta circoscritta della tua casella reale) e di rivedere i primi lavori che genera in Lavori — così verifichi con i tuoi stessi dati e il tuo stesso foglio/cartella prima di fidarti senza supervisione. Il primo avvio reale con la casella di produzione effettiva di un cliente viene fatto come sessione dedicata con il team (🔴 in sospeso, walkthrough dal vivo) — è un passo di verifica accompagnata, non un difetto noto del sistema.

Altri avvisi onesti su questo modello:

• La partita IVA/codice fiscale del fornitore non viene ancora validata davvero: l’estrazione IA lo ottiene, ma il catalogo di pezzi attuale non lo concatena alla validazione — quell’UNICO campo usa un valore di riempimento interno, quindi il controllo del formato della partita IVA/codice fiscale resta disattivato (il resto dei controlli — importo, date — sono invece reali).
• Viene elaborato solo il primo allegato: se un’email porta più fatture in vari PDF distinti, viene elaborato solo il primo (per posizione). Dividi quelle email in messaggi separati.
• Email senza allegato: viene esclusa da «nuove email», non genera mai una riga vuota.
• Allegato illeggibile (un PDF senza testo, per esempio): l’estrazione fallisce PRIMA di chiamare l’IA — l’elemento resta in attesa di approvazione con l’allegato in vista, perché tu lo completi a mano.
• Foglio o cartella inaccessibile: l’attività passa a «Fallita» con il motivo esatto nella sua cronologia — mai un nuovo tentativo silenzioso di cui non ti accorgi (Manuale 55, sezione 5, «Cosa succede se qualcosa fallisce?»).
• Testi del modello con qualche accento mancante: il nome, la descrizione e le etichette dei campi di questo modello in spagnolo hanno alcune parole senza accento («calculo», «conexion», «pestana»…) — una svista di redazione, già registrata per essere corretta in una revisione dei contenuti; non incide su ciò che fa il flusso, solo su come si legge.

Nota — Conformità

Le email di una casella di fatturazione possono contenere dati di terzi (fornitori, clienti). Ciò che viene estratto e dove va viene registrato nella cronologia del flusso, senza copiare l’email completa — e viene eliminato insieme al tenant o al cliente finale a cui appartiene, in conformità con la normativa sulla protezione dei dati.