**Requisitos:** rol Admin o Editor; una conexión de «Correo (lectura)» al buzón de facturación (apartado 4), una conexión de extracción de facturas (identificador que te da soporte si no la ves en tu panel) y, para guardar los datos, Google Sheets + Drive o Excel + OneDrive conectados con al menos un recurso con permiso de escritura registrado (apartado 3) — más la propia hoja/libro y la carpeta de destino ya creados: la plantilla nunca crea el documento por ti, solo escribe en uno que ya exista. Hay dos variantes de la plantilla: **Google** (hoja de cálculo de Sheets + carpeta de Drive) y **Microsoft** (libro de Excel + carpeta de OneDrive). Por dentro, las dos usan el paso **«Repetir por cada elemento»** (Manual 55, apartado 3.7) para procesar cada correo por separado — es la misma pieza que cualquier otro flujo con repetición, aplicada a este caso concreto. 1. En **Flujos**, pulsa **«Nuevo flujo»** → **«Desde plantilla»** y elige tu variante (Google o Microsoft). 2. Ponle nombre, elige el **agente** que lo ejecuta y rellena los identificadores de conexión y de destino que te pide (apartado 2 de este mismo procedimiento, más abajo). 3. Pulsa **«Crear flujo»**. ## 5.1 Cómo obtener los identificadores que te pide el formulario Todos son textos que copias de una pantalla o de una URL, nunca hace falta «programar» nada: - **Identificadores de conexión** (correo, Sheets/Excel, Drive/OneDrive, extracción de facturas): en **Integraciones**, abre la conexión y copia su identificador — un código largo tipo `a1b2c3d4-…`. El de la conexión de «extracción de facturas» suele ser único y de uso interno; pídeselo a soporte si no lo ves en tu panel. - **ID de la hoja de cálculo de Google**: ábrela en el navegador — es el trozo largo de la URL entre `/d/` y `/edit`. - **ID de la carpeta de Google Drive**: ábrela en el navegador — es el trozo tras `/folders/` en la URL. - **Nombre de la pestaña** (Sheets) o **de la hoja** (Excel): el nombre de la pestaña donde quieres que se añadan las filas — puedes dejar el que trae la plantilla por defecto («Facturas») si tu documento tiene una pestaña con ese nombre, o escribir el tuyo. - **ID del libro de Excel y de la unidad/carpeta de OneDrive**: si no sabes obtenerlos desde la URL de OneDrive, pídeselos a soporte o consulta la documentación de Microsoft Graph — no hay hoy un asistente visual para copiarlos con un clic. ## 5.2 Qué hace el flujo, paso a paso 1. **Buscar facturas nuevas**: cada disparo programado (2 veces al día, por defecto — ajustable como cualquier flujo) revisa el buzón buscando mensajes nuevos. 2. **Repetir por cada correo** (Manual 55, apartado 3.7) — dentro, por cada mensaje: 1. Lee el mensaje completo y descarga su primer adjunto. 2. Extrae los datos de la factura (proveedor, número, fecha, importe, moneda) con un modelo de IA sobre el **texto del adjunto únicamente**, nunca el correo completo. 3. Valida esos datos de forma **determinista** (sin IA): formato de fecha, importe positivo, fecha no excesivamente futura — el LLM nunca decide solo si una factura es válida. 4. Guarda la fila en tu hoja/Excel, sube el PDF a tu carpeta y marca el correo como procesado — **automáticamente** si todo cuadra y la confianza es alta, o **esperando tu aprobación** (Manual 55, apartado 2.6) si la validación falla o la confianza es baja, con el PDF a la vista para que lo revises antes de guardar. 3. **Aviso de fallo**: si falla la lectura de un mensaje concreto (buzón caído, adjunto ilegible…), se registra un aviso interno — nunca reintenta en bucle silenciosamente ese mismo mensaje sin que nadie se entere (Manual 55, apartado 3.9). > **Nota — Puede pedirte aprobar más de una vez para el mismo correo** > > El paso final guarda la fila, sube el PDF y marca el correo como procesado en un solo bloque de 3 acciones — así que, si ese correo necesita tu aprobación, es normal que te la pida una vez por cada acción restante. Sigue aprobando hasta que el elemento pase a «Hecho»: no es un error ni una aprobación duplicada (Manual 55, apartado 2.6). Ejecutado dos veces el mismo día, no duplica nada: cada correo se identifica por su identificador de mensaje, y una vez marcado «procesado» no se vuelve a leer — ni siquiera si te lo reenvían con el mismo adjunto. > **Aviso — Recomendación: empieza con un buzón de pruebas o una carpeta acotada** > > La plantilla está probada de extremo a extremo contra un buzón real: un mensaje real con su adjunto genera un elemento real, se lee, se extrae, se valida, se guarda (o queda esperando tu aprobación) y el correo se marca como procesado — todo el mecanismo funciona de verdad, no solo sobre datos simulados. Aun así, antes de dejarlo funcionando solo sobre tu buzón de facturación de producción, te recomendamos **activarlo primero contra un buzón de pruebas (o una carpeta/etiqueta acotada de tu buzón real)** y revisar los primeros trabajos que genere en **Trabajos** — así compruebas con tus propios datos y tu propia hoja/carpeta antes de confiar en él sin supervisión. La primera puesta en marcha con el buzón de producción real de un cliente queda como sesión dedicada con el equipo (🔴 pendiente, walkthrough en vivo) — es un paso de verificación acompañada, no un defecto conocido del sistema. Otros avisos honestos de esta plantilla: - **El NIF/CIF del proveedor no se valida de verdad todavía**: la extracción de IA sí lo obtiene, pero el catálogo de piezas actual no lo encadena a la validación — ese ÚNICO campo usa un valor de relleno interno, así que el chequeo de formato del NIF/CIF queda desactivado (el resto de comprobaciones — importe, fechas — sí son reales). - **Solo se procesa el primer adjunto**: si un correo trae varias facturas en varios PDF distintos, se procesa únicamente el primero (por posición). Divide esos correos en mensajes separados. - **Correo sin adjunto**: se excluye de «correos nuevos», nunca genera una fila vacía. - **Adjunto ilegible** (un PDF sin texto, por ejemplo): la extracción falla ANTES de llamar a la IA — el elemento queda esperando aprobación con el adjunto a la vista, para que lo completes a mano. - **Hoja o carpeta inaccesible**: la tarea pasa a «Fallida» con el motivo exacto en su historial — nunca un reintento silencioso sin que te enteres (Manual 55, apartado 5, «¿Qué pasa si algo falla?»). - **Textos de la plantilla con alguna tilde de menos**: el nombre, la descripción y las etiquetas de los campos de esta plantilla en español tienen algunas palabras sin acentuar («calculo», «conexion», «pestana»…) — un descuido de redacción, ya registrado para corregirse en una revisión de contenido; no afecta a lo que el flujo hace, solo a cómo se lee. > **Nota — Cumplimiento** > > Los correos de un buzón de facturación pueden contener datos de terceros (proveedores, clientes). Lo que se extrae y a dónde va queda registrado en el historial del flujo, sin copiar el correo completo — y se borra junto con el tenant o el cliente final al que pertenezca, conforme a la normativa de protección de datos.